- Rudie Zwols -

Privacyreglement

1. Begripsbepalingen
   1. Persoonsgegeven
      Een gegeven dat herleidbaar is tot een individueel natuurlijk persoon.
   2. Persoonsregistratie
      Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs deels geautomatiseerde weg wordt gevoerd.
   3. Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie
      Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen.
   4. Geregistreerde
      Het kind/de jongere waarvoor een aanvraag ter ondersteuning is ingediend en waarvan de persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.
   5. De houder/verantwoordelijke
      Degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en die verantwoordelijk is voor de naleving van dit reglement. In dit geval: het bestuur.
   6. De beheerder
      Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie of een gedeelte daarvan. In dit geval: de secretaris.
   7. Gebruikers
      Diegenen die gebruik maken van de geregistreerde gegevens. In dit geval: de secretaris en de penningmeester.
   8. Dagelijks Bestuur
      Het dagelijks bestuur wordt gevormd door: voorzitter, secretaris en penningmeester.
   9. Intermediair
      Een contactpersoon van het Rudie Zwols Fonds, die een aanvraag voor ondersteuning van een kind/jongere kan indienen.


2. Doel van de persoonsregistratie
   De persoonsgegevens worden verzameld en opgeslagen met als doel:
   1. beoordelen of de aanvraag voor ondersteuning past binnen de doelstellingen van het Rudie Zwols Fonds;
   2. controle op het voldoen van de aanvraag aan de gestelde criteria;
   3. snelle en efficiënte financiële afhandeling van de aanvraag;
   4. vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens voor gebruik binnen de eigen stichting ten behoeve van beheer en beleidsvorming van het fonds.


3. Geregistreerde gegevens
   De volgende gegevens worden geregistreerd: naam, achternaam, geboortedatum, geslacht, woonadres, gezinssituatie, nationaliteit, soort ondersteuning die wordt aangevraagd, motivatie voor de aanvraag, of er gezocht is naar andere financierings-
   mogelijkheden (gemeente en/of andere fondsen), of/wanneer er eerder een beroep is gedaan op het Rudie Zwols Fonds voor dit kind, naam intermediair, of de aanvraag is gehonoreerd en de manier waarop.


4. Toestemmingsvereiste
   
   1. De gegevens van een kind/jongere waarvoor een aanvraag wordt ingediend, worden pas geregistreerd nadat hier schriftelijk toestemming voor is verleend.
   2. Omdat het bij het Rudie Zwols Fonds altijd gaat om minderjarigen, dient de toestemming voor het registreren van persoonsgegevens verleend te worden door een ouder/verzorger/wettelijk vertegenwoordiger van het kind/de jongere.


5. Werkwijze en beheer
   1. Alleen aanvragen waarbij op het aanvraagformulier toestemming is verleend voor persoonsregistratie door de ouders/verzorgers/of wettelijk vertegenwoordiger van het kind/de jongere, worden in behandeling genomen.
   2. De secretaris draagt zorg voor een zorgvuldig beheer van de persoonsgegevens.
   3. De secretaris anonimiseert de persoonsgegevens alvorens de casus van een kind/jongere in een bestuursvergadering te bespreken.
   4. Het dagelijks bestuur kan, in bijzondere gevallen en met redenen omkleed, andere bestuursleden toegang geven tot de persoonsgegevens. Hiervan wordt verslag gelegd.
   5. Alle bestuursleden hebben geheimhoudingsplicht.


6. Ter beschikking stellen geanonimiseerde persoonsgegevens aan derden
   1. In bijzondere gevallen kan de houder/het bestuur besluiten de geanonimiseerde gegevens uit de persoonsregistratie ter beschikking te stellen van derden.
   2. De terbeschikkingstelling van persoonsgegevens aan derden dient op enigerlei wijze in het belang van de doelgroep te zijn.
   3. Persoonsgegevens worden uitsluitend geanonimiseerd aan derden ter beschikking gesteld.
   4. Van verstrekking van gegevens aan derden wordt verslag gelegd.


7. Toegang tot de persoonsgegevens
   1. Het dagelijks bestuur heeft toegang tot de persoonsgegevens en zorgt ervoor dat geheimhouding gewaarborgd is.
   2. De overige bestuursleden hebben alleen toegang tot geanonimiseerde persoonsgegevens.
   3. De geregistreerde (of diens wettelijk vertegenwoordiger) kan gebruik maken van het recht op inzage.
   4. De wens tot inzage moet via de intermediair kenbaar gemaakt worden. De intermediair neemt vervolgens contact op met de secretaris. In gezamenlijk overleg wordt afgesproken op welke wijze er aan de wens tot inzage tegemoet gekomen kan worden. De secretaris brengt het bestuur (de houder) op de hoogte van de gemaakte afspraken.
   5. Indien gegevens over de geregistreerde een onlosmakelijk onderdeel vormen van gegevens over meerdere geregistreerde personen, vindt er geen rechtstreekse inzage plaats. De beheerder (secretaris) zal in dit geval zorgen voor een overzicht van gegevens die betrekking hebben op de individuele geregistreerde.


8. Correctierecht
   1. Een geregistreerde (of diens wettelijk vertegenwoordiger) kan de houder schriftelijk verzoeken de geregistreerde gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. In het verzoek dient gemotiveerd en gespecificeerd te worden welke wijzigingen aangebracht dienen te worden.
   2. De houder draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering, zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en bericht de geregistreerde over de doorgevoerde wijziging(en).
   3. Een weigering van de houder om op het correctieverzoek in te gaan, zal met redenen worden omkleed.


9. Bewaartermijn
   De persoonsgegevens in de registratie worden voor een termijn van maximaal 5 jaar na het indienen van de aanvraag bewaard.


10. Klachten
    1. Als de geregistreerde (of diens wettelijk vertegenwoordiger) van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet, of onvoldoende worden nageleefd, of andere redenen tot klagen heeft, dient hij/zij zich te wenden tot de intermediair. De intermediair kan contact opnemen met de beheerder/secretaris.
    2. De secretaris zal de klacht in de eerstvolgende bestuursvergadering aan de orde brengen.
    3. Er zal in gezamenlijk overleg met de intermediair en de geregistreerde (of diens wettelijk vertegenwoordiger) gezocht worden naar een oplossing.
    4. Wanneer de (wettelijk vertegenwoordiger van) geregistreerde niet tevreden is over de afhandeling van de klacht kan hij/zij dit schriftelijk kenbaar maken aan de houder/het bestuur. In de brief dient aangegeven te worden wat de klacht precies behelst en wat de geregistreerde van het bestuur verwacht met betrekking tot de afhandeling van de klacht.
    5. De houder draagt er zorg voor dat de (wettelijk vertegenwoordiger van) geregistreerde zo spoedig mogelijk bericht krijgt over de besluiten die genomen zijn aangaande de afhandeling van de klacht.
    6. De houder zal eventuele maatregelen die naar aanleiding van de klacht worden genomen zo spoedig mogelijk nemen.


11. Slotbepalingen
    1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de houder.
    2. Dit reglement dient te worden aangepast wanneer zich wijzigingen voordoen in het doel van de registratie, in de op te nemen gegevens of indien dit wettelijk voorgeschreven wordt.

terug